Головний державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, зайнятість та інших нормативно-правових актів Управління Держпраці у Кіровоградській області Раїса Волошин провела семінар з працівниками КП «Мала Виска Водоканал» на тему: «Порядок ведення трудових книжок. Укладення трудового договору.

 Інспектор пояснила, що трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. За записами у трудовій книжці обчислюють стаж, у тому числі спеціальний, за період до введення системи персоніфікованого обліку. Трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.

Питання щодо ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і облік регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 „Про трудові книжки працівників" та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за № 110.

Роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізичні особи-підприємці) ведуть трудові книжки на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП України, п. 1.1 Інструкції № 58).  Також трудові книжки ведуть на студентів вищих і професійно-технічних навчальних закладів, які стажуються у роботодавця і більше ніде не працюють, студентів вищих навчальних закладів, які працюють у роботодавця в позанавчальний час і для яких це місце роботи є основним, на громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, співпрацівників міжнародних організацій на території України (п. 2.21 Інструкції № 58).

Не ведуться трудові книжки для осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами.

Працівникам, що приступають до роботи вперше, трудову книжку оформлюють не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу, а студентам вищих й учням професійно-технічних навчальних закладів — не пізніше 5-ти днів після початку проходження стажування (ч. 3 ст. 48 КЗпП України).

Усі записи в трудову книжку про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу(розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ? у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).

При заповненні розділу «Відомості про роботу», згідно з п. 2.19 Інструкції № 58, спочатку вносять записи (без нумерації та дати) із зазначенням дати початку та завершення про:

службу в Збройних силах України й інших військах із зазначенням дати призову та звільнення зі служби;

час навчання в професійних навчально-виховних закладах й інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи й час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної роботи), і про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі.        час навчання на денних відділеннях;

час догляду за інвалідом I групи чи дитиною-інвалідом віком до 16-ти років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду.

Записи про назви посад, професій мають відповідати найменуванню, зазначеному в Класифікаторі професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327, але код професії (посади) зазначають тільки в особовій картці, а в трудовій книжці не вказують.

Із кожним записом, що вноситься в трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці типової форми № П-2, затвердженій наказом Держстату й Міноборони України від 25.12.2009 р. № 495/656, у якій повторюють відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).

У разі коли працівника приймають на визначений строк, згідно зі ст. 23 КЗпП України у записі про прийняття на роботу в трудовій книжці не зазначають, що  це строковий трудовий договір. Строк указують лише в наказі про прийняття на роботу.

У разі прийняття працівника на сезонну роботу в порядку, передбаченому законодавством, або за контрактом, запис про такі умови роботи зазначають не тільки в наказі, а й у трудовій книжці.

У разі прийняття працівника на роботу на умовах неповного робочого часу запис теж уносять лише про прийняття на посаду, а про неповну зайнятість — ні.

Коли працівника приймають на роботу з випробувальним строком, то це прописують лише в наказі про прийняття на роботу.

Інформацію про атестацію робочого місця вносять у трудову книжку. У разі коли працівник має право на пільгову пенсію, у трудову книжку вноситься запис на підставі наказу про результати атестації робочих місць. Назва посади в цьому випадку має відповідати найменуванню, передбаченому Списками № 1 чи № 2 виробництв, робіт, професій, посад, що дають право на пільгову пенсію, затвердженими постановою КМУ від 24.06.2016 р. № 461.

Трудові книжки не видаються на руки працівникові. Лише за потреби роботодавець видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Фізичні особи-підприємці з найманими працівниками укладають письмові трудові договори, але, починаючи з 1 січня 2015 року, їх не потрібно реєструвати в службі зайнятості. Однак раніше зареєстровані договори слід зняти з реєстрації в службі зайнятості в разі звільнення працівників.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах й організаціях як документи суворої звітності (за винятком трудових книжок найманих працівників фізичної особи — підприємця, які після оформлення зберігаються безпосередньо в працівників). Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

Присутніх повідомлено про те, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну й адміністративну відповідальності.

Згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення, такі порушення кваліфікуються як порушення вимог законодавства про працю, що тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 грн. до 1700 грн.).

Також за порушення інших вимог трудового законодавства передбачена фінансова відповідальність у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП України).