Закон України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі – Закон № 504), статті 74–84 КЗпП України та інші законодавчі акти встановлюють державні гарантії права на відпустки, визначають умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров'я, а також виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб і інтересів, всебічного розвитку особистості.

 З метою задоволення життєво важливих потреб і інтересів працівників статтею 25 Закону № 504, статтею 84 КЗпП, а також іншими нормативно-правовими актами врегульовано питання надання їм  двох видів відпусток без збереження заробітної плати:

• відпустки, що надаються в обов'язковому порядку працівникам за їх бажанням на підставі суб'єктивного права, визначеного законом (таблиця);

• відпустки, за згодою сторін, тобто відпустки що надаються за сімейними обставинами та з інших причин.

Роз’яснення з цього питання надає головний державний інспектор відділу з питань додержання законодавства про працю, зайнятість та інших нормативно – правових актів Управління Держпраці в області Інна Кривенко.

 Правові підстави для надання в обов'язковому порядку працівникам відпусток без збереження заробітної плати

статтею 25 Закону № 504: 

• матері або батькові, який виховує дітей без матері (в т. ч. й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда - до 14 календарних днів щорічно;
• чоловікові, дружина якого перебуває в післяпологовій відпустці- до 14 календарних днів»;
• матері або іншим особам, зазначеним у частині третій статті 18 (батько, баба, дід, інші родичі, які фактично доглядають за дитиною, або особа, яка усиновила чи взяла під опіку дитину) і частині першій статті 19 Закону № 504 (жінка, яка працює і має двох або більше дітей до 15 років або дитину-інваліда, або яка усиновила дитину, одинока мати, батько, який виховує дитину без матері, у т. ч. у разі її тривалого перебування матері у лікувальному закладі), в разі якщо дитина потребує домашнього догляду, - тривалістю, визначеною в медичному висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку, а в разі якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), - не більш як до досягнення дитиною шістнадцятирічного віку, а якщо дитині встановлено категорію "дитина-інвалід підгрупи А" - до досягнення дитиною вісімнадцятирічного віку;
•   матері або іншій особі, зазначеній у частині третій статті статті 18 цього Закону, для догляду за дитиною віком до 14 років на період оголошення карантину на відповідній території;
• учасникам війни, особам, на яких поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", - тривалістю до 14 календарних днів щорічно.

Особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, статус яких встановлений відповідно до Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", - тривалістю до 21 календарного дня щорічно;

• особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, - тривалістю до 21 календарного дня щорічно;

пенсіонерам за віком та інвалідам III групи - тривалістю до 30 календарних днів щорічно;

• інвалідам I та II груп - тривалістю до 60 календарних днів щорічно;
• особам, які одружуються, - тривалістю до 10 календарних днів;
• працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу: чоловіка (дружини), батьків (вітчима, мачухи), дитини (пасинка, падчірки), братів, сестер - тривалістю до 7 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад; інших рідних - тривалістю до 3 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місця поховання та назад;
• працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, - тривалістю, визначеною у медичному висновку, але не більше 30 календарних днів;
• працівникам для завершення санаторно-курортного лікування - тривалістю, визначеною у медичному висновку;
• працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади, - тривалістю 15 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та назад;
• працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки, - тривалістю, необхідною для проїзду до місцезнаходження вищого навчального закладу або закладу науки і назад;
• сумісникам - на термін до закінчення відпустки за основним місцем роботи;
• ветеранам праці - тривалістю до 14 календарних днів щорічно;
• працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію, - тривалістю до 24 календарних днів у перший рік роботи на даному підприємстві до настання шестимісячного терміну безперервної роботи;
• працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості, - тривалістю 12 календарних днів без урахування часу, необхідного для проїзду до місцезнаходження навчального закладу та у зворотному напрямі.

За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини;

• працівникам на період проведення антитерористичної операції у відповідному населеному пункті з урахуванням часу, необхідного для повернення до місця роботи, але не більш як сім календарних днів після прийняття рішення про припинення антитерористичної операції;

частинами 3 та 5 статті 218 КЗпП: 

• протягом десяти навчальних місяців перед початком виконання дипломного проекту (роботи) або складання державних іспитів працівникам, за їх бажанням, може бути надано додатково ще один-два вільних від роботи дні на тиждень без збереження заробітної плати -  1–2 вільних від роботи дні на тиждень; 
• працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі, протягом четвертого року навчання - 1 вільний від роботи день на тиждень; 

частиною 4 статті 29 і частиною 5 статті 67 Закону України «Про вибори Президента України» від 5 березня 1999 року № 474-XIV 

• голові, заступнику голови, секретарю або іншим членам територіальної виборчої комісії, дільничної виборчої комісії - протягом усього періоду повноважень виборчої комісії або частини цього періоду; 
• довіреній особі кандидата в Президенти України - з дня її реєстрації Центральною виборчою комісією до припинення її повноважень або закінчення виборчого процесу;

частиною 6 статті 36, частиною 1 статті 73 Закону України «Про вибори народних депутатів України» від 25 березня 2004 року № 1665-IV 

• голові, заступнику голови, секретарю або іншим членам окружної чи дільничної виборчої комісії- протягом виборчого процесу або частини цього періоду;
• кандидату у депутати, крім кандидата в депутати, який є Президентом України або народним депутатом України - на період передвиборної агітації; 

частиною 3 статті 27, частиною 1 статті 58 і частиною 8 статті 59 Закону України «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад і сільських, селищних, міських голів» від 6 квітня 2004 року № 1667-IV 

• голові, заступнику голови, секретарю або у разі їх відмови – іншим членам територіальної виборчої комісії, дільничної виборчої комісії - протягом виборчого процесу;
  •  кандидату у депутати, кандидату на посаду сільського, селищного, міського голови - на період передвиборної агітації; 
  • довіреній особі кандидата в депутати, кандидату на посаду сільського, селищного, міського голови - з дня їх реєстрації на період виборчого процессу;

 частиною 4 статті 71 і частиною 3 статті 72 Закону України «Про судоустрій України» від 7 лютого 2002 року № 3018-III 

• народним засідателям, присяжним -  на час виконання ними обов'язків у суді; 

частиною 3 статті 86 ЦПКУ 

• свідкам, спеціалістам, перекладачам, експертам - на час розгляду судами цивільних справ;

частиною другою статті 126 КЗпП 

• працівникам, який впроваджує винахід, корисну модель, промисловий зразок або раціоналізаторську пропозицію на іншому підприємстві, в установі, організації - на час впровадження на іншому підприємстві ;

пунктом 13 статті 6 Закону України «Про статус ветеранів військової служби, ветеранів органів внутрішніх справ і деяких інших осіб і їх соціальний захист» від 24 березня 1998 року № 203/98-ВР 

• ветеранам військової служби, ветеранам органів внутрішніх справ, ветеранам державної пожежної охорони, ветеранам служби цивільного захисту, ветеранам Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України - до 14 календарних днів на рік; 

пунктом 36 Положення про порядок і умови проходження служби в митних органах України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 9 лютого 1993 року № 97 

• службовим особам митних органів - час, необхідний для проїзду до місця проведення відпустки та назад, що не перевищує 15 діб;
• до осіб, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, належать (ст. 11 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їхнього соціального захисту» від 22 жовтня 1993 року № 3551-XII): 
  – Герої Радянського Союзу; 
  – повні кавалери ордена Слави; 
  – особи, нагороджені чотирма та більше медалями «За відвагу»; 
  – Герої Соціалістичної Праці, відзначені цим званням за працю в період Великої Вітчизняної війни 1941–1945 років. (Відповідно до вищезгаданого Закону, п. 22 ст. 16, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, відпустка без збереження заробітної плати надається тривалістю до трьох тижнів).
• До осіб, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною, належать (ст. 8 Закону України «Про основні засади соціального захисту ветеранів праці та інших громадян похилого віку в Україні» від 16 грудня 1993 року № 3721-XII): 
       – Герої Соціалістичної Праці; 

–       Герої України; 

– повні кавалери ордена Трудової Слави.) 

Для надання відпустки без збереження заробітної плати працівник подає власникові письмову заяву із зазначенням обставин (хвороба або смерть рідних, необхідність догляду за хворим родичем, весілля тощо). До заяви додаються відповідні документи, що підтверджують факт виникнення обставин, із вказівкою строку відпустки та дати її початку. У цьому разі період відпустки залежить не від бажання працівника, а від часу виникнення таких обставин.

Відпустка без збереження заробітної плати, не використана цього року, не переноситься на наступний рік. 

 Час надання відпусток без збереження заробітної плати в одних випадках визначається самим працівником у межах дії обставин, зазначених у статті 25 Закону № 504, а в інших – підлягає узгодженню з власником. Час відпустки без збереження заробітної плати деяким категоріям працівників надається власником з дня, про який просить працівник. До таких категорій належать:

• працівники, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною;

• працівники, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною.

У межах періоду обставин, які дають право на відпустку без збереження заробітної плати, відпустка надається з дня, про який просить працівник, у випадку:

• перебування дружини в післяпологовій відпустці;

• якщо дитина віком до шести років потребує постійного домашнього догляду;

• одруження;

• смерті родичів;

• догляду за хворим родичем;

• завершення санаторно-курортного лікування;

• допущення до вступних іспитів в аспірантуру, і навчання в аспірантурі;

• якщо діти у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості. За наявності двох або більше дітей зазначеного віку така відпустка надається окремо для супроводження кожної дитини.

У всіх інших випадках час відпустки без збереження заробітної плати має бути погоджений з власником.

На підставі статті 26 Закону № 504 за згодою сторін трудового договору працівникові може бути надана відпустка без збереження заробітної плати тривалістю до 15 календарних днів на рік. Для її надання в заяві на ім'я керівника підприємства працівник зазначає сімейні обставини або інші причини, які обумовили потребу у відпустці, крім випадків, зазначених у статті 25 Закону № 504. Перелік цих причин чинним законодавством України не встановлено, тому що поважність їх залежить від конкретних обставин, що склалися в того чи іншого працівника.

Підтвердних документів для надання відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін не потрібно. Працівник може використовувати її частинами з обмеженням сумарної тривалості відпустки 15 календарними днями на рік. Рішення про надання цієї відпустки може прийматися лише власником.

Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати зараховується в стаж роботи для надання щорічної відпустки (крім відпустки без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до досягнення нею шести, шістнадцяти років).